Transfer pengetahuan dalam organisasi memegang peranan penting dalam implementasi knowledge management system (KMS). Salah satu faktor penentu sukses tidaknya suatu KMS tergantung pada adanya transfer pengetahuan dalam organisasi. Teknologi informasi yang maju mendukung untuk dilakukannya sharing dan learning. Transfer pengetahuan hanya bisa berjalan jika diintegrasikan dengan system kebijakan dalam organisasi tersebut. Kesadaran individual untuk melakukan sharing tidak akan muncul jika tidak ada pendukung dari organisasi.

Komponen Transfer Pengetahuan

Transfer pengetahuan bisa dibagi kedalam lima tahap. Tahap-tahap tersebut adalah : Kreasi ide, sharing, validasi, penyebaran dan adopsi. Tahapan-tahapan ini terkadan bisa saling mendahului (overlap), dikombinasi, dilewati(skipped), dan selalu mempunyai umpan balik (feedback).

1. Kreasi Ide

Kreasi ide merupakan pemunculuna ide-ide baru berupa inovasi-inovasi dalam suatu organisasi atau suatu kelompok. Menurut Robert Sutton, dalam studinya mengenai creativity, bahwa kreatifitas dalam suatu kelompok ditentukan dari seberapa besar potensi kelompok tersebut untuk menghasilkan kreatifitas. Beberapa pertanyaan bisa diajukan untuk menjawab hal ini :

– Apakah pengetahuan dalam kelompok tersebut memiliki variasi yang cukup?

– Apakah ada penghormatan terhadap pengetahuan mengenai apa yang diketahui dan mencari apa yang tidak diketahui?

– Apakah kelompok itu tahu untuk mempertahankan idenya?

– Apakah kelompok tersebut melakukan percobaan terhadap ide-idenya secara teratur?

– Apakah ide dalam kelompok bisa diatur sendiri ataukan diatur oleh bos?

2. Sharing

Sharing biasanya dikombinasikan dengan validasi dan penyebaran (dissemination). Sebagai contoh, sekelompok individu melakukan pertemuan untuk membahas ide-ide baru dan terjadilah sharing pengetahuan. Ide-ide tersebut akan dievaluasi atau di validasi kebenarannya. Setelah ide-ide tersebut divalidasi maka akan disebarkan dalam kelompok tersebut. Dengan demikian proses sharing sebernarnya kombinasi dari proses validasi dan penyebaran.

Sharing bisa terjadi jika terpenuhi dua kondisi yaitu pertama ide harus berada dalam bentuk dimana organisasi bisa memahaminya. Nonaka (1994) mempelajari interaksi antara tacit dan explicit knowledge. Transfer pengetahuan yang sudah menjadi wisdom sulit untuk dilakukan, oleh karena itu organisasi harus memfokuskan pada motivasi untuk sharing pengetahuan. Szulanski (1996) menemukan bahwa bentuk-bentuk pengetahuan dan kemampuan penerima pengetahuan dalam melakukan interpretasi adalah faktor penting dalam transfer knowledge. Kedua, adalah kemauan dari individu untuk melakukan sharing ide. Sahring ide berada dalam berbgai macam level. Dari pekerja ke kelompok pekerja, dari kelompok ke kelompok, antar department, antar bisnis unit, dan atar organisasi. Szulanski (1996) menemukan bahwa jika hubungan antara sumber ide dan penerima tidak baik atau konflik maka transfer pengetahuan akan sulit.

3. Validasi

Organisasi harus melakukan evaluasi terhadap ide-ide baru yang muncul. Individu harus memiliki kemampuan, pendorong dan struktur untuk melakukan validasi. Sebagai contoh, di Xerox, ahli teknik atau yang sudah berpengalaman melakukan evaluasi terhadap ide-ide yang baru, ide yang bagus akan ditambahkan ke database best praktis agar bisa dipelajari oleh karyawan lain.

4. Penyebaran

Penyebaran terletak pada level setelah validasi. Pada prinsipnya banyak informasi lebih bagus daripada sedikit informasi. Namun terlalu banyak informasi akan menyebabkan overload. Kunci dari penyebaran ini adalah bagaimana menyebarkan pengetahuan kepada orang yang bisa menggunakannya. Perlu dibuat suatu tingkatan atau ranging dari informasi bersifat khusus hingga bersifat umum.

5. Adopsi

Informasi setelah diterima oleh orang yang benar maka seharusnya dia melakukan tindakan sesuai informasi tersebut. Namun pertanyaannya, apakah orang tersebut mau melakukannya. Jika sharing telah berjalan, penyebaran telah tepat sasaran, namun individu tidak melakukan sesuai dengan pengetahuan yang didapat, maka sia-saialah management pengetahuan ini. Absorbsi merupakan suatu tingkatan dimana seseorang setelah memahami pengetahuan yang baru, maka dia akan melakukan tindakan sesui dengan pengetahuan tersebut.

Sebuah catatan kuliah Knowledge Management