Beberapa cara dapat dilakukan untuk mendukung transfer knowledge dalam suatu organisasi. Cara-cara tersebut adalah dengan training, insentif, struktur organisasi dan teknologi.

1. Training

Kreasi terhadap ide-ide baru bisa dipancing dengan cara training dalam hal penyelesaian masalah yang meliputi berpikir outside the box. Contoh program misalnya identifikasi masalah, melakukan prioritas, analisa akar masalah, identifikasi kemungkinan pengukuran masalah, implementasi solusi, dan melakukan cek terhadap kemungkinan berhasilnya solusi. Trainig juga akan memicu terjadinya sharing pengetahuan, dari trainer ke peserta atau antar peserta. Manager dan pekerja perlu diberi training untuk melakukan evaluasi terhadap ide-ide baru yang muncul. Training juga dilakukan untuk melakukan pembelajaran penyebaran dan adopsi pengetahuan. Karyawan harus tau, bagaimana melakukan penyebaran pengetahuan kepada orang atau organisasi yang tepat, dan karyawan harus tahu pentingnya tahap adopsi.

2. Insentif

Kreasi terhadap ide-ide baru bisa dipancing dengan pemberian insentif. Insentif diberikan kepada ide-ide baru yang muncul dan sudah divalidasi. Ide-ide yang gagal tidak mendapatkan insentif tetapi mendapatkan kredit atau point khusus. Dengan demikian maka kreasi-kreasi baru diharapkan akan muncul. Kebijakan insentif juga akan memicu terjadinya sharing pengetahuan. Bagi karyawan yang bisa memberikan sharing pengetahuan yang berguna, maka akan diberikan insentif khusus. Karyawan akan terpacu untuk senantiasa belajar dan melakukan sharing terhadap apa yang sudah dipelajari. Dalam tahap evaluasi dan penyebaran, karyawan akan diberikan insentif jika mampu melakukan evaluasi terhadap ide-ide yang muncul dan melakukan penyebaran dengan tepat. Penyebaran pada level unit kerja sangat susah untuk dimonitor, oleh karena itu jika monitoring berada pada level unit juga, maka penyebaran akan lebih efektif. Untuk itulah diperlukan adanya insentif dalam hal evaluasi dan penyebaran. Tahap berikutnya adalah adopsi. Setelah mempelajari pengetahuan, maka karyawan diberi reward jika bisa melakukan sesuai dengan pengetahuan tersebut. Jika hal itu masih belum berhasil, maka kemungkina ada faktor-faktor lainnya.

3. Struktur

Kreasi ide-ide baru bisa ditingkatkan dengan membentuk organisasi yang mengkhususkan diri untuk pengembangan ide-ide baru. Organisasi ini mendukung semua organisasi, mengntrol, mengadakapn training dan kegiatan-kegiatan lainnya yang berhubungan dengan pengetahuan. Sharing informasi, evaluasi , penyebaran dan adopsi bisa dimediasi dengan adanya organisasi ini. Dengan demikian diharapkan management pengetahuan bisa berjalan efektif dan efisien.

4. Teknologi

Knowledge management system tidak akan berjalan tanpa dukunga teknologi yang bagus. Melalu media internet atau intranet, maka sharing informasi dapat dengan mudah untuk dilakukan. Pembetukan forum-forum diskusi, sharing document, komunikasi lewat internet merupakan salah satu media penyebaran pengetahuan. Evaluasi bisa dilakukan secara bersama-sams dengan suatu dokumen terpusat yang bisa diakses oleh semua orang yang berkepintingan. Melalui teknologi inilah strustur dasar dari Knowledge Management System dibangun.

Sebuah catatan kuliah Knowledge Management